Jäätävä kiire! Tämä on tuttu tunne Essi Pailinna-Bertelille, joka kutsuu itseään entiseksi toivottomaksi aikaoptimistiksi. Hän jos joku tietää, mitä kiire töissä aiheuttaa: harrastuksille ei jää sijaa, pinna kiristyy kotona ja vapaa-aika ei riitä palautumiseen.

Siksi Pailinna-Bertell on erityisen kiinnostunut erilaisista ajanhallintametodeista. Tästä hänet tunnetaan ystäväpiirissään ja työpaikallaankin.

”Nykyään osaan ainakin selkeästi paremmin priorisoida töitäni. Siitä on ainakin vuosi, kun olen viimeksi myynyt koko kalenterini.”

Yksi hänen keskeisistä keinoistaan on tehtävälistojen laatiminen. Tähän hän käyttää yksinomaan Things-sovellusta, joka toimii puhelimessa ja tietokoneella. Sen eri kansioihin hän kerää kaikki työhön ja perheeseen liittyvät menot ja tehtävät. Lisäksi on oma kansio henkilökohtaisille asioille.

”On ollut käänteentekevää, etten yritä eritellä eri asioita eri kalentereihin tai sovelluksiin. Minulla on vain yhdet aivot. Nyt kaikki, mikä pitää muistaa, on yhdessä paikassa.”

Tehtävälistojen puolesta puhuu myös valmentaja Jari Vuorenmaa. Hän kouluttaa työyhteisöille muun muassa ajanhallintaa ja itsensä johtamista.

”Ajanhallinta ei kuitenkaan tarkoita vain kalenterinkäyttöä vaan laajempaa prosessia.”

Siihen päästään, kunhan ensin selvitetään, mistä kalenterin jumi oikeastaan johtuu.

Kiireen mukana mieleen hiipii paniikki. Hädän hetkellä tuntuu siltä, että mitään ei voi jättää huomiseksi, luonnehtii Pailinna-Bertell. Hänelle tämä tunne on selkeä merkki siitä, että kalenteri on liian tukossa.

Jos näin käy, kehottaa Vuorenmaa pitämään tauon. Ajankäyttöön pitää saada rotia, ja tämä vaatii tehtävälistan ääreen pysähtymistä. Listaa pitää tarkastella rehellisesti. Johtuuko kalenterin jumi siitä, että töitä on itse aikatauluttanut huonosti, vai siitä, että hommaa on lähtökohtaisesti liikaa?

”Jos oma kuorma on sietämätön, kannattaa matalalla kynnyksellä olla yhteydessä esihenkilöön tai työterveyteen”, Vuorenmaa neuvoo.

Tauot ovat tärkeitä jatkossakin. Mieli tarvitsee paussin ajatustyöstä noin tunnin välein. Tauon tulee myös olla aivoille palauttavaa, Vuorenmaa muistuttaa. Ei siis puhelimen selailua vaan happihyppely, taukojumppa, ehkä pieni meditaatio tai juttuhetki työkaverin kanssa. Kun työtä tauottaa, pysyy toimintakykyisenä ja hommat etenevät.

Tehtävälistan muodolla on väliä. Vuorenmaan mukaan työt tulee palastella konkreettisiksi ja tekemisen kokoisiksi asioiksi.

”Tehtävä on sopivan kokoinen, kun sen pystyy ja ehtii tehdä valmiiksi yhdellä istumalla.”

Tällaisiin asioihin on helpompi tarttua. Selkeiden suoritusten välillä on myös luontevaa pitää taukoja. Lisäksi se lisää edistymisen ja hallinnan tunnetta, kun pieniä yksittäisiä töitä pääsee ruksimaan listalta pois.

Jos kalenterissa lukee ”projekti Jarin kanssa”, kuka silloin tekee ja mitä?

Vuorenmaan mukaan tehtävälistat kannattaa aina aloittaa verbillä. Kun kalenterissa on ”projektien” ja ”raporttien” sijaan kehotuksia aktiiviseen tekemiseen, on helpompi tarttua työhön. ”Soita Jarille” on huomattavasti edellistä selkeämpi tehtävä.

Pailinna-Bertell miettii työssään aktiivisesti sitäkin, kuka projekteissa tekee mitäkin. Delegointi on asia, jota hän on joutunut opettelemaan.

”Nykyään tarkastelen työlistaani sitä kautta, kuka muu yksittäisiä tehtäviä voisi minun sijaani hoitaa.”

Kauanko puhelu kestää? Paljonko aikaa kuluu raportin tekoon? Kun työlistalle kirjaa asioiden kestot, niihin on helpompi tarttua, sanoo Vuorenmaa. Palaverin alkua odotellessa voi ehtiä hoitaa monta pikkuhommaa.

Realistiset kalenterikirjaukset myös ehkäisevät kalenterin ruuhkautumista, tietää Pailinna-Bertell. Hän on opetellut erityisesti sitä, että osaisi huomioida siirtymät, kuten tapaamisiin kuluvan matka-ajan tai hengähdystauot keskittymistä vaativien projektien välillä.

Sama pätee työpajojen purkamiseen ja viikko­raportteihin – jos näitä ei kirjaa kalenteriin, milloin ne on tarkoitus tehdä?

Lisäksi Pailinna-Bertell pyrkii varaamaan viikoittain aikaa työympäristöstään huolehtimiseen.

”Tavoitteena olisi varata viikoittain muutama tunti tiedostokaaoksen ja kuittisirkuksen hallinnalle.”

Pailinna-Bertellin työpaikalla aamupäivät ovat pyhiä. Ennen kello kahtatoista ei sovita palavereja.

”Aamut ovat fokusaikaa, jolloin ei ole velvoitetta vastata edes puhelimeen.”

Yksi Pailinna-Bertellin parhaista ajanhallintaoivalluksista onkin hänen mukaansa ollut se, että kaikki kalenterin tunnit eivät voi olla kaupan. Vain näin hän pystyy huolehtimaan siitä, että saa riittävästi aikaa keskittymiseen.

Vuorenmaan mukaan on yleinen harha, että työpäivässä olisi kahdeksan tehokasta työtuntia.

”Tehokkaita tunteja saattaa olla päivässä noin neljä. Loppuaika on väistämättä vähemmän tuottavaa.”

Siksi päivän parhaat tunnit kannattaa pyhittää keskittymistä vaativien, laajempien projektien tekemiselle. Monelle tämä tarkoittaa Vuorenmaan mukaan juuri aamupäivää. Vastaavasti lounaan jälkeen mieli on usein vähän levällään. Tämä voi olla hyvää aikaa esimerkiksi sähköpostien perkaamiseen ja sälähommille.

Ajanhallintaa on sekin, että saa asioita tehokkaasti valmiiksi. Usein tämä edellyttää keskittymisrauhaa, mikä vuorostaan vaatii sähköpostien ja muiden viestintäkanavien sulkemista, sanoo Vuorenmaa. Jos jatkuvasti pitää seurata eri kanavissa käytäviä keskusteluita, ei keskittymiselle yksinkertaisesti jää sijaa.

Paras olisi, jos viestien lukemiselle pystyisi rajaamaan päivästä muutaman selkeän hetken. Usein tämä edellyttää yhteistä keskustelua työpaikalla: mikä on riittävä vastausaika eri kanavia pitkin tuleviin viesteihin? Miten ollaan yhteydessä, jos vastauksen tarvitsee heti?

Pailinna-Bertellin työyhteisössä eri kanavia on käytössä niin monta, että hän on irtisanoutunut sähköpostin käytöstä kokonaan.

”Meilissäni on automaattinen vastaus, jossa kehotetaan olemaan yhteydessä puhelimella, jos asialla on kiire.”

Keskittymistään hän vaalii niinkin, että kirjaa kaikki päivän mittaan mieleen nousevat asiat työlistalleen. Niin hän saa ne mielestään kuljeksimasta. Listaansa hän käy läpi sitten, kun on sille varattu aika.

”Kiireen keskellä ihminen yleensä painaa hommia viimeiseen asti. Jos päivän aikana ei ehdi palautua, stressi seuraa vapaa-ajalle”, sanoo Vuorenmaa.

Siksi hän kannustaa käyttämään työpäivän viimeisen vartin siihen, että käy läpi päivän aikana tehdyt työt ja kerää tehtävälistan seuraavalle päivälle. Vastaavasti työviikko kannattaa lopettaa kuluneen viikon läpikäyntiin ja tulevan viikon suunnitteluun.

Vuorenmaan mukaan tämä auttaa laskeutumaan työpäivän kiireestä ja etenemään kohti vapaa-aikaa, joka rentouttaa. Kun tulevan päivän tai viikon tehtävät suunnittelee jo työpaikalla valmiiksi, niitä ei tarvitse murehtia illalla ennen nukkumaanmenoa.

Essi Pailinna-Bertell on jo aikamoinen ajanhallintaguru. Silti hänkin voisi kiinnittää huomiota aamuihinsa. Ne hän yleensä aloittaa niin, että avaa koneensa ja käynnistää viestintäsovellukset.

”Erityisesti etätyöpäivinä kaipaan sosiaalisuutta ja riennän heti aamusta esimerkiksi Slackin pariin.”

Vuorenmaan mukaan toisenlainen lähestymis­tapa olisi tehokkaampi. Jos mahdollista, kannattaa ensin käydä läpi edellisenä päivänä laadittu tehtävälista. Vaikuttaako se edelleen järkevältä?

Tämän jälkeen Vuorenmaa kehottaa tarkistamaan sähköpostit ja muut viestit. Nouseeko näistä jotain, mihin pitäisi reagoida tai mikä muuttaa suunnitelmia? Tämän jälkeen viestimet suljetaan, palataan tehtävälistaan ja suunnitellaan, missä järjestyksessä asioita kannattaa hoitaa.

Lopulta ajanhallinnan keskeinen kysymys on se, miksi aikaansa käyttää kuten käyttää.

”Nykypäivän työelämässä moni ajautuu vain reagoimaan viesteihin ja tehtäviin, joita saa toisilta. Työtyytyväisyyden kannalta on tärkeää, että itsellä on homma hanskassa ja pystyy tekemään päätöksiä siitä, mihin keskittyy ja aikaansa käyttää”, Vuorenmaa sanoo.

Olennaista on lisäksi pohtia sitä, kuinka tärkeästä työstä milloinkin on kyse. Kaikesta työstä ei ole yhtä paljon hyötyä.

”Eniten vaivaa ja aikaa kannattaa sijoittaa tehtäviin, joista syntyy suurin hyöty.”

Pailinna-Bertell miettii aikansa arvoa eri näkökulmista. Mikä on tärkeää hänen työnantajalleen, entä mikä hänelle itselleen tai hänen perheelleen?

Ajankäyttöään hän tarkastelee myös kvartaali- ja vuositasolla. Esimerkiksi vuodenvaihteessa on hyvä hetki pohtia, miten aikaa on käyttänyt kuluneena vuonna ja mikä on tärkeää jatkossa. Panostaako arjessa oikeisiin tehtäviin? Onko kuluneella viikolla käyttänyt aikaa asioihin, joilla on merkitystä?

Juttu on julkaistu Trendissä 1/23.